Todo gestor comercial que usa Protheus já viveu esta cena: o vendedor fecha no WhatsApp, anota numa planilha e alguém do faturamento redigita o pedido no ERP. No meio do caminho, o preço muda, a TES sai errada ou a quantidade vira outra. Integrar o CRM ao Protheus serve para acabar com esse retrabalho. Mas só funciona se for feito do jeito certo.
Este guia é para quem está avaliando uma integração e quer entender o que acontece por trás, sem precisar ser programador ADVPL.
O que um CRM precisa trocar com o Protheus
Antes de falar de tecnologia, vale definir o que vai de um lado para o outro. Na maior parte das empresas, a troca fica assim:
| Dado | Sentido | Onde fica no Protheus |
|---|---|---|
| Clientes | Protheus → CRM, e às vezes o contrário | SA1 |
| Produtos | Protheus → CRM | SB1 |
| Tabela de preço | Protheus → CRM | DA0 e DA1 |
| Saldo em estoque | Protheus → CRM | SB2 |
| Orçamento de venda | CRM → Protheus | SCJ e SCK (rotina MATA415) |
| Pedido de venda | CRM → Protheus | SC5 e SC6 (rotina MATA410) |
A regra de ouro: o Protheus continua sendo a fonte oficial de produto, preço, estoque e fiscal. O CRM consulta esses dados e devolve a venda pronta para faturar.
Três caminhos para integrar, e um que você deve evitar
1. API REST do Protheus
As versões atuais permitem publicar serviços REST, escritos em ADVPL ou TLPP. O CRM chama um endereço, envia os dados em JSON e recebe a resposta. É o caminho mais limpo para integrações novas.
2. Rotina automática (MsExecAuto) por trás de um serviço
O serviço recebe os dados e executa a própria rotina do Protheus, como a MATA415 ou a MATA410, em modo automático. A vantagem é passar por todas as validações, gatilhos e pontos de entrada, exatamente como se alguém digitasse na tela.
3. Integração agendada por arquivo ou fila
Útil para dados que mudam pouco, como cadastro de produtos. Um processo agendado lê e grava em lote. Serve bem para sincronizar, mas não para pedido, que precisa de resposta na hora.
O caminho a evitar: gravar direto no banco
Alguns fornecedores gravam direto nas tabelas SC5 e SC6. Parece mais rápido, só que pula as validações do sistema. O pedido entra, mas trava no faturamento, na liberação de crédito ou no fiscal. E o problema aparece dias depois, quando ninguém lembra de onde veio.
Se a proposta de integração fala em “acesso ao banco de dados” para gravar pedido, pergunte como ela respeita os pontos de entrada da sua empresa.
Orçamento ou pedido: MATA415 ou MATA410?
Essa é a decisão que mais pesa e a que menos gente discute no começo.
- Orçamento de venda (MATA415): o CRM envia a proposta aprovada pelo cliente e alguém no Protheus efetiva o pedido. Faz sentido quando crédito, margem ou disponibilidade ainda são validados dentro do ERP.
- Pedido de venda (MATA410): o CRM gera o pedido pronto. Faz sentido quando o vendedor já trabalha com a tabela de preço e as regras comerciais do próprio Protheus.
Não existe resposta certa para todo mundo. Existe a que combina com quem aprova o quê na sua empresa.
TES, condição de pagamento e tabela de preço
São os três campos que mais geram erro, porque dependem de regra fiscal e comercial:
- TES: define o tratamento fiscal do item. A integração precisa escolher a TES certa por operação, e não usar uma fixa para tudo.
- Condição de pagamento: deve vir do cadastro do Protheus (SE4), e não ser digitada livre no CRM.
- Tabela de preço: o vendedor precisa enxergar a mesma tabela que o faturamento vai usar. Se não, o desconto vira surpresa na nota.
Onde a integração costuma quebrar
- Campos obrigatórios customizados. O seu Protheus tem campos que o padrão não tem, e a integração não sabe preencher.
- Pontos de entrada. Uma validação criada anos atrás bloqueia o pedido automático e ninguém lembra que ela existe.
- Cadastro duplicado. O cliente existe no CRM com um CNPJ formatado de outro jeito e vira um novo cadastro no ERP.
- Falta de retorno. O CRM envia, o Protheus recusa e ninguém fica sabendo. Toda integração precisa mostrar o status: enviado, pendente ou com erro.
Checklist antes de contratar
- A integração usa as rotinas do Protheus ou grava direto no banco?
- Ela respeita os pontos de entrada e os campos customizados do seu ambiente?
- Você vai gerar orçamento ou pedido? Quem decidiu isso?
- Como a TES é escolhida em cada operação?
- O vendedor vê estoque e tabela de preço do ERP antes de prometer?
- Existe tela de status com reenvio quando algo falha?
- Quem faz a integração conhece ADVPL e o seu módulo de faturamento?
Como o Global Max faz
No Global Max CRM, o orçamento aprovado pelo cliente é enviado ao Protheus pela rotina MATA415, com a TES configurada para a operação. Produtos, tabela de preço e estoque vêm do ERP, então o vendedor negocia com os números oficiais. Cada envio tem status visível e botão de reenvio.
Quem conduz a integração é o nosso time, liderado por quem trabalha com Protheus e ADVPL há mais de 15 anos. Antes de mexer em qualquer coisa, a gente faz um diagnóstico do seu ambiente para mapear customizações e pontos de entrada.
Perguntas frequentes
Preciso de customização em ADVPL para integrar um CRM ao Protheus?
Na maioria dos casos, sim, mesmo que pequena. Cada Protheus tem campos obrigatórios, gatilhos e pontos de entrada próprios, e a integração precisa respeitar isso para o orçamento ou pedido entrar sem erro.
O CRM deve gravar orçamento ou pedido de venda no Protheus?
Depende do seu processo. Quem aprova preço e crédito dentro do ERP costuma receber orçamento (MATA415) e efetivar depois. Quem já aprova tudo no CRM pode gerar direto o pedido (MATA410).
A integração pode gravar direto nas tabelas do banco?
Não é recomendado. Gravar direto em SC5, SC6 ou SCJ pula validações, gatilhos e pontos de entrada, e o erro só aparece no faturamento. O caminho seguro é pelas rotinas do próprio Protheus.
Quanto tempo leva uma integração CRM e Protheus?
Varia com o tamanho das customizações do ambiente. Um diagnóstico do Protheus antes de começar é o que permite estimar com segurança.
